Грамотно составленное техническое задание на инспекцию снимает 80% рисков, из-за которых приходится платить за повторный выезд. Когда объем работ, метрики качества и артефакты отчетности не зафиксированы, инспектор проверяет «на глаз», а поставщик трактует требования в свою пользу. Стандартизированное ТЗ согласовывает ожидания всех сторон и превращает инспекцию из «ритуала» в управляемый бизнес-процесс.
Объем и тип инспекции
Прежде всего определите тип инспекции, ведь PPI, DUPRO, PSI и LSI решают разные задачи. Pre-Production проверяет готовность материалов и инструментов, During Production контролирует стабильность процесса, Pre-Shipment оценивает готовую партию, а Loading Inspection касается упаковки и маркировки под отгрузку. В ТЗ зафиксируйте процент готовности, стадию упаковки и точные локации, чтобы избежать «холостых» переездов между цехами.
Роли и контакты сторон
Заранее назначьте ответственных со стороны покупателя, поставщика и инспекционной службы и добавьте их телефоны, WeChat и e-mail. Пропишите временные окна для связи и SLA на ответы во время инспекции, чтобы тесты не останавливались из-за ожидания согласований. Отдельным пунктом наделите инспектора полномочиями останавливать отгрузки при критических несоответствиях, чтобы решение было выполнимым.
Референсы качества (на что опирается инспектор)
Инспектор должен проверять не «идею продукта», а четко определенные эталоны. Добавьте «золотой образец», фото ключевых узлов, чертежи, спецификации материалов, BOM, таблицы допусков и макеты маркировки. Если документы противоречат друг другу, укажите приоритет: например, сперва чертежи, потом эталонные фото, потом текст ТУ, чтобы не возникало двойного толкования.
План отбора образцов и AQL
Сформируйте выборку по ISO 2859-1 (General Inspection Level II) и укажите размер партии, уровень инспекции и таблицу кода букв. Разбейте дефекты на Critical, Major и Minor с конкретными примерами именно для вашего продукта, чтобы инспектор и поставщик читали одинаковый «язык». Пропишите AQL-пороги (например, 0.0 / 2.5 / 4.0) и четкие триггеры «Pass / Hold / Fail», включая условия частичной переинспекции.
Перечень проверок (чек-лист инспектора)
Визуальный контроль и измерения
Опишите внешний вид: оттенки, равномерность покрытия, отсутствие царапин, дефектов литья, нитей или сколов. Добавьте таблицу размеров с допусками по каждому критическому параметру и допустимые инструменты измерений. Предусмотрите контроль веса, плотности, комплектности и перечня единиц во внутренней коробке, мастер-картоне и на паллете.
Функциональные тесты
Для каждого сценария использования опишите шаги теста, нагрузку и ожидаемый результат с критериями «прошел/не прошел». Предусмотрите электрические, механические, герметичные или огнестойкие испытания в зависимости от категории товара. Добавьте проверку совместимости аксессуаров, батарей, кабелей и расходников, чтобы избежать «сюрпризов» на рынке.
Упаковка, маркировка, логистика
Заранее зафиксируйте материалы упаковки, толщины, прокладки, уголки, стреппинг и стрейч. Пропишите маркировку единицы, внутренней коробки, мастер-картона и паллеты: штрих-код, артикул, номер партии, дата, страна происхождения и знак соответствия. При необходимости добавьте тесты падения, сжатия или краплетесты, а также требования к стикерам опасных грузов.
Фото- и видео-отчетность
Требуйте минимальный пакет фото: общие виды изделия (фас/профиль/три четверти), крупные планы критических узлов, процессы тестирования, упаковки, маркировки и палетизации. Обяжите инспектора снимать короткие видео функциональных тестов и подсчета готовых единиц, чтобы избежать дискуссий «было/не было». В ТЗ зафиксируйте разрешение, схему наименования файлов и структуру папок, чтобы отчеты были унифицированы.
Документооборот и артефакты по итогам инспекции
Очертите структуру отчета: резюме с вердиктом (Pass/Hold/Fail), таблица выборки и дефектов, фотоотчет, приложения с протоколами тестов. Добавьте копии сертификатов, паспортов качества, упаковочных листов и списков маркировок, которые инспектор должен подтвердить на месте. Поставьте дедлайны на черновой и финальный отчет (например, D0 EOD и D+1 12:00) и обязательный формат: PDF + ссылка на архив медиа.
Критерии принятия и решения
Опишите условия «Pass», «Conditional Pass» и «Fail» в связи с AQL и критическими несоответствиями, чтобы не возникало «серых зон». Уточните, что считается исправлением, а что — переделкой, и кто верифицирует внесенные изменения (инспектор, QC-менеджер, покупатель). Добавьте правило: при «Fail» разрешена частичная переинспекция только исправленных зон, иначе переинспекция платная и рассматривается как новый выезд.
График и логистика инспекции
В ТЗ зафиксируйте окно готовности партии и «cut-off» для бронирования инспектора, чтобы не потерять слот. Заранее оцените продолжительность работ на площадке, потребность в переводчике, средствах индивидуальной защиты и доступе к инструментам. Пропишите правила доступа, зоны безопасности и контакт лица сопровождения на фабрике, чтобы избежать простоев на проходной.
Границы ответственности и финансовые условия
Четко разграничьте, что входит в базовую ставку: количество часов/дней, покрытые SKU, одна локация и стандартный отчет. Дополнительно пропишите, что оплачивается отдельно: повторный выезд из-за неподготовленности партии, лабораторные тесты, вторая локация или сверхурочные часы. Укажите условия отмены/переноса, валюту, налоги и формат инвойса, чтобы бухгалтерия не задерживала старт работ.
Анти-рисковые оговорки в ТЗ (чтобы не платить дважды)
Попросите поставщика за 24-48 часов до инспекции прислать письменное подтверждение готовности с фото-доказательствами стадии производства и упаковки. Добавьте пункт о компенсации «холостого» выезда в случае отсутствия доступа к продукции, документам или ответственным лицам. Зафиксируйте механизм частичной переинспекции: объем только исправленных позиций, сокращенный чек-лист и ограниченное время, чтобы не оплачивать полный день.
Согласование изменений и эскалация
Опишите процедуру внесения правок в ТЗ: кто инициирует, кто согласовывает и какие дедлайны, чтобы избежать бесконечных правок «в поле». Создайте четкий канал эскалации между buyer → QC lead → supplier с временными рамками на решение, чтобы остановки были короткими. Предусмотрите протокол разногласий: акт, фото, комментарии сторон и финальное решение об отгрузке или блокировке.
Итоговый шаблон ТЗ (структура)
- Шапка проекта. Название, код партии, место инспекции, дата, контакты ответственных лиц и временные окна. В шапке также стоит указать тип инспекции (PPI/DUPRO/PSI/LSI) и краткую цель. Добавьте ссылку на общую папку с эталонами.
- Объем работ. Описание готовности партии в процентах, перечень SKU, стадия упаковки и перечень локаций. Здесь же укажите ожидаемую продолжительность работ на площадке. Добавьте примечания по доступу к инструментам и ППЭ.
- AQL и выборка. Уровень инспекции, код буквы, размер выборки, AQL для Critical/Major/Minor и таблица дефектов с примерами. Зафиксируйте триггеры для «Pass/Hold/Fail». Предоставьте ссылки на ISO-таблицы, которыми пользуется инспектор.
- Чек-лист тестов. Визуальный контроль, измерения с допусками, функциональные тесты и испытания упаковки. Для каждого теста пропишите инструмент, условия, продолжительность и ожидаемый результат. Добавьте отдельный блок для маркировки и прослеживаемости.
- Отчетность и медиа. Требования к фото/видео, схемы наименования файлов, структура папок и дедлайны на черновой и финальный отчеты. Укажите формат отчета (PDF) и способ передачи архивов. Добавьте требование к водяным знакам или тайм-штампам при необходимости.
- Решение и ответственность. Критерии приема, правила частичной переинспекции, финансовые условия, компенсации за «холостой» выезд. Зафиксируйте условия отмены/переноса и расчетов. Добавьте пункт о конфиденциальности и хранении артефактов.
Чек-лист покупателя перед отправкой ТС перед отправкой ТС
- Эталоны и документация. Убедитесь, что у вас есть «золотой образец», чертежи, BOM, таблицы допусков, макеты упаковки и маркировки. Добавьте их в общую папку и дайте инспектору и поставщику одинаковый доступ. Проверьте соответствие версий документов.
- Метрики качества. Согласуйте AQL, уровень инспекции, примеры дефектов и необходимые инструменты для тестов. Проверьте, все ли пункты релевантны именно вашей категории товара. Попросите поставщика письменно подтвердить понимание критериев в письменном виде.
- Логистика и финансы. Забронируйте временной слот инспектора, подтвердите готовность партии с фото, определите, кто встречает инспектора на площадке. Проверьте условия оплаты, возможные доплаты за дополнительные локации и правила отмены. Убедитесь, что инвойсные реквизиты согласованы.
ТЗ на инспекцию — это не бюрократия, а инструмент экономии, который заменяет «предположения» конкретными критериями и артефактами. Чем четче описаны объем, AQL, чек-листы тестов, отчетность и финансовые условия, тем меньше шансов на повторный выезд и двойные расходы. Унифицируйте шаблон ТЗ для своих категорий, проведите короткий вводный бриф для поставщика и инспектора — и инспекции перестанут быть лотереей, превратившись в прогнозируемый контроль качества.
