Грамотно складене технічне завдання на інспекцію знімає 80% ризиків, через які доводиться платити за повторний виїзд. Коли обсяг робіт, метрики якості та артефакти звітності не зафіксовані, інспектор перевіряє «на око», а постачальник трактує вимоги на свою користь. Стандартизоване ТЗ узгоджує очікування всіх сторін і перетворює інспекцію з «ритуалу» на керований бізнес-процес.
Обсяг і тип інспекції
Насамперед визначте тип інспекції, адже PPI, DUPRO, PSI та LSI вирішують різні завдання. Pre-Production перевіряє готовність матеріалів та інструментів, During Production контролює стабільність процесу, Pre-Shipment оцінює готову партію, а Loading Inspection стосується пакування та маркування під відвантаження. У ТЗ зафіксуйте відсоток готовності, стадію пакування і точні локації, щоб уникнути «холостих» переїздів між цехами.
Ролі й контакти сторін
Заздалегідь призначте відповідальних з боку покупця, постачальника та інспекційної служби й додайте їхні телефони, WeChat та e-mail. Пропишіть часові вікна для зв’язку та SLA на відповіді під час інспекції, щоб тести не стопорились через очікування погоджень. Окремим пунктом наділіть інспектора повноваженнями зупиняти відвантаження при критичних невідповідностях, аби рішення було виконуваним.
Референси якості (на що спирається інспектор)
Інспектор має перевіряти не «ідею продукту», а чітко визначені еталони. Додайте «золотий зразок», фото ключових вузлів, креслення, специфікації матеріалів, BOM, таблиці допусків і макети маркування. Якщо документи суперечать один одному, вкажіть пріоритет: наприклад, спершу креслення, потім еталонні фото, потім текст ТУ, щоб не виникало подвійного тлумачення.
План відбору зразків та AQL
Сформуйте вибірку за ISO 2859-1 (General Inspection Level II) і вкажіть розмір партії, рівень інспекції та таблицю коду літер. Розбийте дефекти на Critical, Major і Minor з конкретними прикладами саме для вашого продукту, щоб інспектор та постачальник читали однакову «мову». Пропишіть AQL-пороги (наприклад, 0.0 / 2.5 / 4.0) і чіткі тригери «Pass / Hold / Fail», включно з умовами часткової переінспекції.
Перелік перевірок (чек-лист інспектора)
Візуальний контроль та виміри
Опишіть зовнішній вигляд: відтінки, рівномірність покриття, відсутність подряпин, дефектів лиття, ниток чи сколів. Додайте таблицю розмірів із допусками по кожному критичному параметру та допустимі інструменти вимірювань. Передбачте контроль ваги, щільності, комплектності та переліку одиниць у внутрішній коробці, майстер-картоні й на палеті.
Функціональні тести
Для кожного сценарію використання опишіть кроки тесту, навантаження та очікуваний результат із критериями «пройшов/не пройшов». Передбачте електричні, механічні, герметичні чи вогнестійкі випробування залежно від категорії товару. Додайте перевірку сумісності аксесуарів, батарей, кабелів і витратників, щоб уникнути «сюрпризів» на ринку.
Пакування, маркування, логістика
Заздалегідь зафіксуйте матеріали пакування, товщини, прокладки, куточки, стрепінг і стрейч. Пропишіть маркування одиниці, внутрішньої коробки, майстер-картону та палети: штрих-код, артикул, номер партії, дата, країна походження та знак відповідності. За потреби додайте тести падіння, стискання або краплетести, а також вимоги до стікерів небезпечних вантажів.
Фото- та відео-звітність
Вимагайте мінімальний пакет фото: загальні види виробу (фас/профіль/три чверті), крупні плани критичних вузлів, процеси тестування, пакування, маркування та палетизація. Зобов’яжіть інспектора знімати короткі відео функціональних тестів і підрахунку готових одиниць, щоб уникнути дискусій «було/не було». У ТЗ зафіксуйте роздільну здатність, схему найменування файлів і структуру папок, аби звіти були уніфікованими.
Документообіг і артефакти за підсумками інспекції
Окресліть структуру звіту: резюме з вердиктом (Pass/Hold/Fail), таблиця вибірки та дефектів, фотозвіт, додатки з протоколами тестів. Додайте копії сертифікатів, паспортів якості, пакувальних листів і списків маркувань, які інспектор має підтвердити на місці. Поставте дедлайни на чорновий і фінальний звіт (наприклад, D0 EOD та D+1 12:00) і обов’язковий формат: PDF + посилання на архів медіа.
Критерії приймання та рішення
Опишіть умови «Pass», «Conditional Pass» і «Fail» у зв’язку з AQL і критичними невідповідностями, щоб не виникало «сірих зон». Уточніть, що вважається виправленням, а що — переробкою, і хто верифікує внесені зміни (інспектор, QC-менеджер, покупець). Додайте правило: при «Fail» дозволена часткова переінспекція тільки виправлених зон, інакше переінспекція платна та розглядається як новий виїзд.
Графік і логістика інспекції
У ТЗ зафіксуйте вікно готовності партії та «cut-off» для бронювання інспектора, щоб не втратити слот. Заздалегідь оцініть тривалість робіт на майданчику, потребу в перекладачі, засобах індивідуального захисту та доступі до інструментів. Пропишіть правила доступу, зони безпеки та контакт особи супроводу на фабриці, щоб уникнути простоїв на прохідній.
Межі відповідальності та фінансові умови
Чітко розмежуйте, що входить у базову ставку: кількість годин/днів, покриті SKU, одна локація та стандартний звіт. Додатково пропишіть, що оплачується окремо: повторний виїзд через непідготовленість партії, лабораторні тести, друга локація або надурочні години. Вкажіть умови скасування/перенесення, валюту, податки й формат інвойсу, щоб бухгалтерія не затримувала старт робіт.
Анти-ризикові застереження в ТЗ (щоб не платити двічі)
Попросіть постачальника за 24–48 годин до інспекції надіслати письмове підтвердження готовності з фото-доказами стадії виробництва та пакування. Додайте пункт про компенсацію «холостого» виїзду у випадку відсутності доступу до продукції, документів або відповідальних осіб. Зафіксуйте механізм часткової переінспекції: обсяг лише виправлених позицій, скорочений чек-лист і обмежений час, щоб не оплачувати повний день.
Узгодження змін і ескалація
Опишіть процедуру внесення правок у ТЗ: хто ініціює, хто погоджує та які дедлайни, щоб уникнути нескінченних правок «у полі». Створіть чіткий канал ескалації між buyer → QC lead → supplier із часовими рамками на рішення, аби зупинки були короткими. Передбачте протокол розбіжностей: акт, фото, коментарі сторін і фінальне рішення про відвантаження чи блокування.
Підсумковий шаблон ТЗ (структура)
- Шапка проєкту. Назва, код партії, місце інспекції, дата, контакти відповідальних осіб і часові вікна. У шапці також варто зазначити тип інспекції (PPI/DUPRO/PSI/LSI) і коротку мету. Додайте посилання на спільну папку з еталонами.
- Обсяг робіт. Опис готовності партії у відсотках, перелік SKU, стадія пакування й перелік локацій. Тут же вкажіть очікувану тривалість робіт на майданчику. Додайте примітки щодо доступу до інструментів та ППЕ.
- AQL та вибірка. Рівень інспекції, код літери, розмір вибірки, AQL для Critical/Major/Minor і таблиця дефектів із прикладами. Зафіксуйте тригери для «Pass/Hold/Fail». Надайте посилання на ISO-таблиці, якими користується інспектор.
- Чек-лист тестів. Візуальний контроль, виміри з допусками, функціональні тести та випробування пакування. Для кожного тесту пропишіть інструмент, умови, тривалість і очікуваний результат. Додайте окремий блок для маркування та простежуваності.
- Звітність і медіа. Вимоги до фото/відео, схеми найменування файлів, структура папок і дедлайни на чорновий та фінальний звіти. Вкажіть формат звіту (PDF) і спосіб передачі архівів. Додайте вимогу до водяних знаків або тайм-штампів за потреби.
- Рішення та відповідальність. Критерії приймання, правила часткової переінспекції, фінансові умови, компенсації за «холостий» виїзд. Зафіксуйте умови скасування/перенесення та розрахунків. Додайте пункт про конфіденційність і зберігання артефактів.
Чек-лист покупця перед відправкою ТЗ
- Еталони й документація. Переконайтесь, що у вас є «золотий зразок», креслення, BOM, таблиці допусків, макети пакування та маркування. Додайте їх у спільну папку та дайте інспектору й постачальнику однаковий доступ. Перевірте відповідність версій документів.
- Метрики якості. Узгодьте AQL, рівень інспекції, приклади дефектів і необхідні інструменти для тестів. Перевірте, чи всі пункти релевантні саме вашій категорії товару. Попросіть постачальника письмово підтвердити розуміння критеріїв.
- Логістика і фінанси. Забронюйте часовий слот інспектора, підтвердьте готовність партії з фото, визначте, хто зустрічає інспектора на майданчику. Перевірте умови оплати, можливі доплати за додаткові локації та правила скасування. Переконайтесь, що інвойсні реквізити узгоджені.
ТЗ на інспекцію — це не бюрократія, а інструмент економії, який замінює «припущення» конкретними критеріями та артефактами. Чим чіткіше описані обсяг, AQL, чек-листи тестів, звітність і фінансові умови, тим менше шансів на повторний виїзд і подвійні витрати. Уніфікуйте шаблон ТЗ для своїх категорій, проведіть короткий вступний бриф для постачальника та інспектора — і інспекції перестануть бути лотереєю, перетворившись на прогнозований контроль якості.
